MAPIÈCE Comment organiser un Workshop ?

Pour travailler efficacement lors d’un workshop, dans l’échange et l’écoute, il est impératif de déterminer au préalable le nombre de futurs participants. Mieux vaut limiter le nombre de places lors des inscriptions afin d’avoir une vision claire des différents ateliers qui jalonneront la réunion de travail collaborative. En fonction du sujet à traiter, il est parfois préférable de limiter l’accès du workshop à un groupe restreint (dix personnes maximum) pour laisser du temps aux participants ou au contraire d’accepter un nombre plus important afin de scinder les ateliers en plusieurs groupes.

Un workshop n’est pas une réunion ordinaire entre collaborateurs d’une même entreprise. Il s’agit d’un atelier collaboratif, un moment hors du cadre de travail habituel. Il doit permettre de fédérer les ressources autour d’une thématique. Il est donc important de sélectionner les participants en fonction de ce qu’ils pourront apporter à la problématique traitée lors du workshop, même en cas de workshop à distance. Il est souvent préférable de faire se rencontrer des personnes qui ne travaillent pas ensemble habituellement. La réflexion n’en sera que plus riche et les connaissances partagées seront plus facilement transversales. Veillez donc à choisir en amont une équipe qui sera efficace et productive pour tirer parti des échanges et atteindre le but du workshop.

Une fois que l’objectif clairement défini et les utilisateurs finaux sélectionnés, les axes de travail sont déterminés. Le sujet doit être scindé en différentes thématiques qui jalonneront les animations et les activités proposées pour favoriser l’interactivité.

Chaque sujet abordé doit apporter un éclairage à la problématique d’ensemble et permettre d’avancer vers l’objectif final du workshop. Les thèmes peuvent être traités de manière concomitante avec plusieurs groupes de personnes travaillant simultanément ou de manière collégiale par toute l’assemblée. Le mode d’organisation se définit en fonction de la situation, du nombre de participants et du type d’objectif à atteindre.

Les thématiques abordées doivent être claires et parfaitement en rapport avec l’objectif du workshop. Mieux vaut explorer une thématique de manière approfondie plutôt que cumuler les ateliers sans justification évidente aux yeux des participants. Une liste trop importante de thèmes à travailler nuit à l’efficacité du workshop. Veillez à construire votre workshop comme une aventure où les étapes ont toutes un intérêt et rapprochent les participants de l’objectif final.

La préparation est une base essentielle dont dépend le succès du workshop. L’animateur doit suivre un plan précis et détaillé, défini à l’avance. Rien n’est laissé au hasard pour favoriser l’implication des participants : les supports, le matériel utile, le timing à respecter, etc. Le temps réservé au workshop peut sembler long, mais le temps passe vite lorsque les actions se succèdent et que plusieurs personnes travaillent ensemble dans une ambiance souvent plus décontractée qu’à l’accoutumée. Tout doit donc être maitrisé et surveillé.

Les ateliers conviviaux doivent se succéder, mais aussi être séparés par des moments de pause, d’échanges ou de prise de recul selon les thématiques abordées. Pensez à établir les documents qui serviront de supports d’animation. Préparez également les documents destinés à être distribués ainsi que les différents matériels tels que tableau blanc, paper board, projecteur, etc. Lorsque le workshop est d’une durée supérieure à une heure, les pauses sont également des moments à ne pas négliger, elles font partie intégrante de la journée : collations, boissons, repas, etc.

L’ambiance d’un workshop est essentiel à sa réussite : les participants doivent se sentir à l’aise et l’accueil est primordial.

Lors des interventions de l’animateur, les présentations théoriques doivent rester ludiques et attractives et ponctuées d’animations accessibles et productives. Ces dernières permettent de stimuler la créativité et les échanges d’expériences et de compétences. Ces animations permettent à l’ensemble des participants de brainstormer et de faire avancer la problématique traitée. Avec des interventions attractives, l’animateur fixe l’attention de chacun avec des astuces ludiques pour le bien de l’ensemble du groupe.

L’animation d’ atelier qui ouvre le workshop est destinée à briser la glace et à faire connaissance. Par exemple, l’exercice de la « météo du jour » est une bonne idée pour impliquer chaque participant. Chacun exprime un mot ou un émoji sur son ressenti de début de journée, de manière à composer un nuage représentant la météo du groupe. La méthode pop-corn est très utilisée pour recueillir les idées de différents groupes de travail. Afin de mener un workshop efficace, retrouvez tous nos conseils pour animer un workshop !