MAPIÈCE Comité Exécutif : notre mode d’emploi pour le réussir à MAPIÈCE
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Comment mettre en place un comité exécutif ?
La mise en place d’un comité exécutif dépend de nombreux critères comme notamment la taille de l’entreprise, la création d’autres instances de direction, la volonté du chef d’entreprise ou encore sa façon de manager.
Un comité exécutif se met en place à l’initiative du directeur général qui propose les candidatures des collaborateurs qu’il souhaite mandater et intégrer au comité. Après acceptation par les personnes concernées, les futurs membres sont convoqués pour une première réunion de fondation du COMEX. Les membres se réunissent dans les locaux de l’entreprise ou dans un lieu privatisé pour organisation d’un CODIR ou COMEX.
Pour conférer un maximum d’efficacité à un comité exécutif, il est important de fixer dès le départ des priorités clairement définies. L’organisation est primordiale, notamment par l’intermédiaire d’un ordre du jour adressé à chaque participant suffisamment en avance, des comptes-rendus clairs et transmis rapidement et un rythme de réunions régulier. Enfin, la cohésion du groupe est essentielle pour travailler sereinement et efficacement lors des réunions du comité exécutif.
Qu’est-ce que c’est un COMEX ?
Le COMEX (executive committee en anglais) est une instance de direction et un lieu d’échanges et de discussions autour des thèmes stratégiques pour la vie et l’organisation de l’entreprise.
Le rôle du COMEX est avant tout d’assister le chef d’entreprise dans sa stratégie. Il s’agit d’une instance opérationnelle qui prend des décisions rapides afin d’être « agile » selon le terme couramment utilisé.
Les membres d’un comité exécutif se réunissent non seulement pour prodiguer des conseils et des avis au dirigeant de l’entreprise, mais aussi pour l’assister dans ses réflexions et ses décisions. Un comité exécutif est avant tout une des instances directionnelles de l’entreprise destinée à être un organe de réflexion et de partage des initiatives. Composé par les collaborateurs occupant des postes importants au sein de la structure, le COMEX est destiné à améliorer les performances de l’entreprise.
Le rôle d’un COMEX peut aussi parfois être complété par un shadow COMEX réunissant des membres qui sont souvent des cadres plus jeunes que les membres du comité exécutif classique. Il est souvent aussi appelé COMEX Fantôme ou COMEX Junior. Le shadow COMEX (littéralement comité exécutif de l’ombre) permet au chef d’entreprise de recevoir des points de vue variés afin de confronter les visions de différentes générations de collaborateurs.
Quand organiser un comité exécutif ?
On met en place un comité exécutif non seulement quand la taille de l’entreprise devient importante, mais aussi quand le dirigeant a tout simplement besoin de conseils et de concertation pour prendre des décisions stratégiques et anticiper l’avenir de la structure.
Un comité exécutif s’organise de manière régulière. La fréquence des réunions peut être hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou semestrielle, par exemple. Le rythme choisi dépend de l’organisation des services, du management et des besoins du dirigeant. Le comité exécutif se réunit non seulement de manière régulière, mais aussi selon les besoins et les objectifs du dirigeant. Les situations d’urgence peuvent nécessiter une réunion de COMEX à l’improviste. Les membres se réunissent également parfois de manière informelle.
De la fréquence, de l’assiduité et de l’implication des membres du comité exécutif découle l’efficacité de l’instance. Il est important de mettre en place des initiatives permettant de motiver les membres du comité exécutif.
Qui dirige le comité exécutif ?
Comme tous les comités de direction, le COMEX ou comité exécutif est dirigé par le responsable de l’entreprise. Lui seul peut avoir une vision d’ensemble au niveau stratégique. Un comité exécutif est constitué d’un petit nombre de personnes choisies en fonction de leurs qualités, de leur situation dans la structure et de leurs relations avec le dirigeant.
Un COMEX se compose souvent de moins de dix personnes, même pour les entreprises de grande taille. Il réunit avant tout des collaborateurs responsables de service qui se trouvent à la fois au plus proche de l’action et ayant aussi une vision globale de l’entreprise. Certaines structures choisissent d’avoir une composition de COMEX amenée à évoluer avec des membres permanents et des invités en fonction des thématiques abordées à l’ordre du jour.
Il peut s’agir, par exemple, de directeurs de filiales, des responsables de départements ou de services, aussi bien en management, en droit ou en gestion. La direction générale impulse la dynamique du comité exécutif et dicte les missions de cette instance afin que chacun des membres puissent y adhérer et les porter. Le fait d’organiser un COMEX au sein d’une entreprise permet de partager le poids des responsabilités liées à la direction.
Quelle différence entre COMEX et CODIR ?
Il existe différents comités de direction, comme le COMEX, le CODIR, le COPIL, le conseil de surveillance ou même le conseil d’administration, par exemple. La diversité de ces instances rend flou le rôle attribué à chacune, au point qu’il est souvent possible de les confondre. Les entreprises créent parfois une seule et unique instance de direction. Parmi ces instances, le CODIR et le COMEX, autrement dit le comité de direction et le comité exécutif, ont des différences souvent un peu subtiles. Elles sont pourtant bien réelles.
En effet, un CODIR ou comité de direction est chargé de veiller à la bonne application des décisions prises par l’Assemblée Générale de l’entreprise. Il a à la fois un rôle de surveillance et de décision.
Un COMEX est un petit groupe de personnes de confiance réunies autour du directeur général pour l’accompagner dans ses prises de décisions et dans sa vision stratégique.
De plus, en pratique, le COMEX est souvent composé d’un nombre de personnes plus restreint par rapport au CODIR. Les membres d’un COMEX sont sélectionnés de manière plus rigoureuse et exigeante en fonction des personnes avec qui le dirigeant sent avoir des affinités.
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