MAPIÈCE Communiquer efficacement avant, pendant et après un séminaire d’entreprise

Préparation d’une communication claire avant le séminaire

Une communication efficace est un élément essentiel pour la réussite et le succès d’un événement d’entreprise. Or, un plan de communication se prépare en amont, bien avant le début d’un séminaire d’entreprise. Le moment de la préparation est crucial pour définir les objectifs ainsi que les différents éléments qui permettront de transmettre aux invités des informations claires et percutantes.

La phase de préparation permet de mettre en place un plan de communication dans le but de donner envie à vos collaborateurs et à vos différents invités de prendre part à votre événement professionnel. Veillez à communiquer régulièrement des informations pour susciter l’intérêt et garder l’attention sur votre événement.

Identifier les informations clés à communiquer

Pour commencer, il est important de définir les informations indispensables qu’il vous faut communiquer en amont de votre événement, notamment le lieu, la date, l’horaire et l’objectif de votre séminaire. De façon générale, pour tous les types de séminaire, qu’il s’agisse d’un séminaire de cohésion d’équipe, un séminaire CODIR ou un séminaire de formation, veillez à déterminer l’ambiance générale, les éventuelles activités de team et le ton qui est donné à l’événement afin de coordonner et harmoniser vos différents moyens de communication. Ces éléments clés sont indispensables pour réussir l’annonce et l’accroche de votre séminaire d’entreprise.

Utiliser les bons canaux de communication

Dans cette phase de préparation, prenez le temps de choisir les canaux de communication que vous allez utiliser. Ils doivent être en accord avec vos habitudes et avec le type de personnes que vous allez convier à votre événement. Si la carte d’invitation à une soirée entreprise est toujours d’actualité, il est de plus en plus fréquent de communiquer via un site web ou les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, LinkedIn et Instagram en particulier. Ne négligez pas l’emailing qui reste un moyen privilégié de toucher votre cible

Assurer une communication efficace pendant le séminaire

Soignez la communication lors de votre séminaire d’entreprise à Lyon ou ailleurs, car elle est essentielle pour accompagner vos invités et faire en sorte que le déroulement de votre journée soit clair et bien perçu, quelle que soit l’activité prévue. Le mode de communication utilisé doit s’organiser en continuité avec les moyens utilisés en amont de l’événement tant au niveau des informations communiquées que des types de supports utilisés : site web, réseaux sociaux, print, signalétique, etc.

La communication pendant le séminaire doit être en harmonie avec ce qui a été transmis avant le jour de l’événement afin de maintenir la confiance installée. Cet élément est important pour l’image de l’entreprise et la réussite de votre séminaire.

Adopter une communication ouverte et interactive

Les moyens de communication digitaux permettent de mettre en place des interactions avec vos invités. N’hésitez pas à utiliser ces outils simples : ils apporteront une touche ludique qui captera votre auditoire et facilitera les échanges transversaux. Le principe est d’impliquer au maximum vos invités en adoptant une démarche d’ouverture et de transparence. La communication verbale et l’écoute à l’égard de vos invités ne sont pas à négliger également.

Il peut être utile et bénéfique de vous faire accompagner dans la mise en place des outils de communication pendant votre événement. Des professionnels sont à votre disposition pour vous présenter les différents outils existants et mettre en place avec vous une stratégie efficace et adaptée.

Faire le choix de MAPIÈCE pour votre séminaire d’entreprise, c’est la garantie d’un événement d’entreprise réussi

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Utiliser des supports de communication visuels et numériques

Utilisez les différents moyens à votre disposition, comme les supports de communication imprimés qui sont un repère visuel indispensable. Les moyens mis en œuvre dépendent avant tout du type de séminaire que vous avez décidé d’organiser. Il peut s’agir d’une communication digitale en accord avec la thématique de votre événement.

Maintenir une communication post-séminaire

À la suite de l’événement, il est important de garder un lien et d’entretenir les bénéfices de ce moment de partage dans un esprit d’ équipe. Ainsi, il est essentiel également de veiller à bien communiquer post-événement en organisant votre stratégie.

Différentes actions peuvent être mises en place pour communiquer efficacement. Vous pouvez notamment commencer par adresser des photos ou vidéos souvenirs de l’événement aux différents participants. La démarche peut être de les envoyer directement aux invités et de les poster sur vos réseaux sociaux.

Recueillir les retours et impressions des participants

Après votre événement, demandez l’avis des participants sur le moment passé et les bénéfices apportés par l’événement. Ils se sentiront valorisés et les informations recueillies vous permettront d’avancer sur l’organisation de vos futurs événements. Veillez à concevoir des questionnaires selon les profils des participants : les fournisseurs, les collaborateurs, les clients, etc.

Le rôle crucial de la communication dans la réussite d’un séminaire

Se réunir est toujours un moment apprécié par les participants à un événement d’entreprise. Néanmoins, une bonne communication est essentielle à plus d’un titre. Tout d’abord, elle permet de toucher le public visé et de l’inciter à participer. Elle participe ensuite au bon déroulement du séminaire en assurant sa promotion et en accompagnant les participants.

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