MAPIÈCE Les indispensables de la logistique et du matériel pour un séminaire d’entreprise réussi

Organiser un événement d’ entreprise comme un séminaire, une conférence, un atelier ou un team building repose notamment sur le choix d’un lieu adapté où vos invités se sentiront bien et où vous pourrez réaliser les activités que vous avez prévues pour atteindre vos objectifs.

En fonction de vos besoins, de vos aspirations et de vos contraintes budgétaires, vous avez sans doute une idée précise du type d’endroit idéal : un séminaire éco responsable dans un lieu atypique, un séminaire de rentrée studieux et fédérateur, un team building en extérieur, etc. Même si votre objectif est clairement défini, n’oubliez pas de vous projeter en termes de besoins matériels et logistiques. Ce point est en effet tout à fait crucial pour une organisation efficace, mais il est parfois négligé ou au moins considéré comme non prioritaire.

Au sujet du matériel et de la logistique, le mot d’ordre est l’anticipation. Les besoins en matériel doivent être pris en compte, mais veillez également à anticiper leur transport. Pour anticiper l’organisation d’un séminaire, évaluez la quantité de matériel technique à transporter, le poids, les dimensions et les besoins en emballage. Pensez aussi à la manutention : faut-il, par exemple, un outil de levage une fois sur le lieu de l’événement ? Les possibilités d’accès au lieu du séminaire permettent-elles de disposer de tout ce dont vous avez besoin pour organiser votre événement comme vous l’entendez ?

Le choix du lieu doit en effet être pris en compte en fonction de vos impératifs matériels et logistiques. Les espaces doivent être en cohérence avec le matériel nécessaire pour organiser votre événement.

Dans votre organisation prévisionnelle, vous devez planifier les dates d’envoi des invitations, mais aussi les deadlines auxquelles vous devez avoir reçu la totalité des inscriptions. Une bonne communication est essentielle pour que les dates soient respectées. Il est préférable de toujours prévoir un petit temps de battement permettant aux incontournables retardataires de s’inscrire sans problème.

Confiez l’envoi des invitations à votre équipe de communication ou aux personnes à qui vous avez délégué cette tâche, par le moyen qui aura été choisi. Un suivi précis doit être mis en place afin de ne pas faire d’erreur au moment de la réception des réponses.

La communication est essentielle pour promouvoir votre événement, qu’il s’agisse d’un événement interne ou non. Un séminaire avec des invités extérieurs, comme des clients, des fournisseurs ou des partenaires, est un type d’ événement pour lequel la communication doit être pensée et menée avec professionnalisme et une grande attention.

Lorsqu’on participe à un événement, généralement personne ne prête attention à la qualité sonore des interventions, à part lorsqu’elle pose problème. C’est dire à quel point le système de son est un aspect prioritaire de base dans l’organisation d’un séminaire : il fait partie intégrante de l’environnement et c’est lui qui assure la bonne transmission des informations aux participants. Une mauvaise ambiance sonore décourage à coup sûr l’ensemble des participants et remet en question la tenue de l’ensemble de l’événement.

La gestion du son prend en compte de multiples critères comme le nombre de participants, le nombre de pièces accueillant du public, la surface des différents espaces, le volume des pièces… Il est indispensable de faire un point précis avec le prestataire concernant le matériel de sonorisation au sujet des conditions dans lesquelles se déroule le séminaire. Une visite des lieux retenus semble d’ailleurs indispensable.

Parmi les équipements matériels incontournables pour une bonne organisation de séminaire d’entreprise, pensez également au choix et à la gestion du matériel permettant la vidéo-projection, la captation du son (les micros) et les enregistrements audio et vidéos de votre événement.

L’audiovisuel a son importance au niveau de plusieurs aspects différents lors de votre séminaire. Les vidéos retransmises lors de l’événement sont un excellent moyen de fédérer vos équipes et d’animer certaines activités. Au-delà de la transmission audio et vidéo sur place, tenez compte de la possibilité de retransmettre l’événement en live via internet ou certains réseaux sociaux.

De bonnes ressources matérielles peuvent permettre de recueillir des témoignages et des vidéos des moments forts de l’événement. Un film pourra être monté par la suite afin d’être utilisé au niveau marketing pour mettre en avant votre entreprise et promouvoir vos activités.

La communication et la fluidité de la circulation des informations lors d’un événement, mais aussi avant et après ne sont rien sans des outils technologiques adaptés. Ils sont le support indispensable qui pose les jalons des possibilités techniques.

Il est nécessaire de réfléchir à l’interactivité lors d’un événement d’entreprise : ses objectifs, ses moyens, sa raison d’être… La réussite d’un tel investissement se mesure au taux d’engagement des participants. Néanmoins, aujourd’hui, l’intégration des outils interactifs dans les moyens techniques mis en œuvre pour un événement d’entreprise est incontournable dès lors que le moment réunit un certain nombre de personnes.

Faites appel à des équipes de professionnels spécialisés pour mettre en place des activités intégrant une interactivité qui marquera les esprits et rendra ludique les différents exposés présentés.

En termes de ressources matérielles, leur agencement dans l’espace est aussi un critère primordial qui ne doit pas être laissé au hasard. L’interactivité entre les participants en dépend, tout comme les échanges avec les différents intervenants.

Le positionnement des chaises ou des fauteuils participe à l’ambiance et à l’état d’esprit impulsé à l’occasion de votre événement. Cette disposition des assises peut sembler un détail, mais elle se réfléchit en accord avec tous les intervenants. Chaque activité doit pouvoir se réaliser en interaction avec les participants qui doivent se sentir à l’aise.

La gestion du matériel et de la logistique lors des événements professionnels a également un impact sur l’agencement des différentes zones de travail, d’échanges et de pause, y compris les zones de restauration. Tout à son importance. Leur bonne intégration à l’ensemble des surfaces d’accueil du séminaire est essentielle.

Pour réussir l’accueil des invités, la signalisation à l’intérieur des locaux est primordiale. Les outils à disposition peuvent être des écrans, des pancartes, une prise en charge avec des moyens numériques, un accueil physique… L’accessibilité aux locaux facilite la venue de toute personne et doit être réfléchie en amont.

Certains lieux sont prévus pour recevoir un séminaire d’entreprise en extérieur. La signalétique doit alors s’adapter et peut prendre la forme de tentes publicitaires, d’arches gonflables, d’oriflammes, etc.

Le jour J, une bonne communication repose sur les bons supports, notamment des documents de travail ou d’information, des brochures et des kits d’accueil incluant ou non quelques goodies. Sur papier ou sur support numérique, ils doivent être efficaces et pouvoir être consultés facilement et rapidement par les invités.

Ce type de support de communication, s’il est bien pensé en amont, permet d’informer les participants lors de l’événement, mais aussi de promouvoir les projets de l’entreprise et de son secteur d’ activité de manière générale.

Dans la liste des matériels à prévoir pour le bon déroulement de la journée ou des quelques jours de séminaire, veillez à prévoir tout le petit matériel nécessaire pour que les ateliers et les différentes sessions se déroulent dans un confort maximal pour les participants : carnets de prise de notes, stylos, etc.

Une agence événementielle est à même de s’occuper à la fois de tous les aspects logistiques et aussi de la création des supports de communication. MAPIÈCE vous conseille à ce sujet et vous propose une collaboration avec des consultants et l’agence idéale qui saura être votre partenaire.