MAPIÈCE Gérer les conflits lors d’événements d’entreprise

Reconnaître rapidement les signes de tension

Afin d’éviter les conflits en entreprise comme lors d’un événement professionnel, il vaut mieux pouvoir gérer les tensions au moment où elles apparaissent. Pour cela, l’idéal est de déléguer un de vos collaborateurs et de le charger de surveiller les échanges de manière générale, notamment entre les différents groupes qui se forment.

Si les marques de tensions sont repérées rapidement, une intervention permet la plupart du temps de rétablir facilement la sérénité. En imposant la discussion, voire en intégrant au sein des animations les personnes victimes ou génératrices de conflits, le conflit naissant peut être un moyen de rebondir tout en anticipant les problèmes et en apportant un enrichissement au groupe.

Surveiller des groupes de personnes signifie aussi d’être capable de repérer les signaux non verbaux traduisant une tension, un malaise ou un désaccord. Il peut s’agir d’une mise à l’écart ou de tensions physiques manifestes. Encore une fois, savoir réagir à ce moment, à la source du conflit, est primordial pour réinstaurer une communication saine et constructive. L’important est de savoir être suffisamment attentif et à l’écoute tout en étant très observateur.

Quel que soit le type de conflit et les raisons qui poussent les personnes à s’opposer les unes aux autres, vous vous devez d’intervenir afin d’anticiper une dégradation de la situation. En tant qu’organisateur de l’événement, prendre cette initiative est une démarche tout à fait justifiée et souhaitable. Votre intervention est une étape incontournable pour espérer une résolution rapide des conflits.

L’intervention d’un médiateur, c’est-à-dire d’une personne extérieure aux tensions naissantes, est toujours un élément très positif pour résoudre les conflits à leur source. Un médiateur peut être une personne extérieur à l’entreprise, ce qui est même souhaitable dans la plupart des situations.

Les premiers signes d’un conflit peuvent être de différents types en fonction de votre événement et du moment. Il peut s’agir d’une divergence de points de vue au moment d’un atelier ou d’un échange. Dans ce cas, la situation conflictuelle est facilement repérable par les intervenants et elle est facile à résoudre par des échanges constructifs et une communication respectueuse.
En revanche, les tensions peuvent découler de conflits internes à l’entreprise, voire de conflits interpersonnels sous-jacents existant depuis un laps de temps, parfois important. Les signes manifestes durant le séminaire sont peut-être l’occasion de résoudre un problème et de travailler à une meilleure cohésion d’ équipe.

Les types de conflits peuvent être très différents, notamment en fonction des personnes qu’ils concernent : invités, organisateurs, prestataires, collaborateurs, personnel logistique… Dans tous les cas, les techniques de gestion de conflit sont toujours centrées sur l’échange. L’objectif est de rétablir une communication posée et constructive. En faisant intervenir une personne extérieure au conflit, la discussion peut s’engager plus facilement pour entrevoir une solution raisonnable. Pensez à faire appel à vos propres collaborateurs. Par exemple, la personne chargée d’intervenir en tant que médiateur peut être un professionnel des ressources humaines, habituée à la gestion des conflits.

En prévention de tout type de conflit lors de votre séminaire, veillez à insuffler une énergie positive et bienveillante. Un environnement positif permet bien souvent de décourager les tensions en imposant une vision et des échanges constructifs au sein même de l’auditoire.

Veillez à promouvoir le respect et à appliquer l’écoute active en cas d’intervention en situation de tension ou même de conflit ouvert. En respectant chaque intervenant, vous éviterez une montée en puissance des désaccords et des attitudes d’opposition. Communiquer efficacement pendant un événement d’entreprise est un des impératifs pour son bon déroulement et sa réussite.

Le dialogue et l’échange peuvent toujours apaiser n’importe quelle situation compliquée et vous représentez aussi une forme d’autorité en tant qu’organisateur de l’événement.

Pour favoriser la résolution de conflits, qu’ils soient récents ou installés dans l’équipe depuis longtemps, les activités organisées lors de l’événement peuvent être un moyen efficace, quels que soient les attendus du séminaire.

Vous pouvez aussi prévoir de mettre en place un team building adapté à la culture de votre entreprise. Prévoyez des activités tournées vers la cohésion d’équipe pour favoriser l’entraide et l’échange et oublier la situation de conflit. Le fait de collaborer et de mener une réflexion ensemble sur un sujet extérieur à leur situation conflictuelle permet aux personnes concernées d’être motivées pour apaiser les tensions. L’objectif est évidemment de placer les personnes en conflit dans les mêmes équipes afin de favoriser le dialogue et l’échange dans le but d’un travail commun.

« Prévenir vaut mieux que guérir » et la gestion des conflits lors d’un séminaire n’échappe pas à ce conseil. Le repérage des conflits naissants est important, mais il est encore plus efficace d’éviter les situations qui pourraient impliquer des éléments déclencheurs. En fonction des situations, si tout se passe bien, évitez de mettre en place des activités mettant en jeu des personnes déjà en conflit, par exemple.

Éviter les tensions signifie souvent veiller à harmoniser les situations et à ne pas créer d’injustice ou de différences de traitement. Les ressources disponibles lors du séminaire doivent être gérées au mieux et de manière équilibrée.

Les moments de pause peuvent aussi potentiellement attiser les sources de conflits. Les esprits ne sont pas occupés à des activités prévues et les relations potentiellement en tension sont facilement ravivées. Veillez à proposer des moments d’attente avec une durée juste et équilibrée, sans qu’ils s’étirent en longueur et provoquent un peu d’ennui parmi les participants.

Autant que possible, anticipez les problèmes à gérer et prévoyez des moyens de résoudre les problèmes à l’avance. Les conflits font partie des éventualités auxquelles les organisateurs de séminaire et plus largement d’événements d’entreprise sont confrontés à différents moments. Savoir les gérer permet de se prémunir et de savoir réagir de manière adaptée et efficace. Se former à la gestion des conflits est un moyen de se préparer, tout comme prévoir des activités adaptées et faire appel à des professionnels spécialisés et à des intervenants pour séminaire d’entreprise.