MAPIÈCE Pourquoi organiser une réunion dans un lieu atypique ?

Changer des salles de réunions classiques des entreprises et impersonnelles des hôtels, c’est s’offrir la possibilité de sortir des standards habituels. Pour le plaisir, un peu, mais aussi pour suggérer un cadre nouveau à tous. Comme pour un séminaire d’entreprise, au moment d’organiser une réunion, vous avez la possibilité de réserver un lieu où la décoration et l’atmosphère, et le service des équipes dédiées du prestataire, vous mettrons dans des conditions optimales. Choisir un cadre d’exception avec l’aide de MAPIÈCE  c’est aussi l’image d’une entreprise innovante renvoyée à l’interne comme à l’externe.

Dans ce cadre différent, qui change des lieux plus conventionnels, les participants se sentiront comme chez eux. Lors d’une réunion stratégique, évoluer sur un terrain « neutre » et plus convivial facilite indéniablement les échanges. Si une salle de réunion atypique contribuera à installer un climat de confiance, elle n’altèrera pas la réalisation de vos projets, bien au contraire.

En effet, en privilégiant une salle de réunion cosy et chaleureuse, où la logistique et les petits détails seront pris en charge, vous pourrez vous concentrer pleinement sur le contenu de ce rendez-vous. En plus d’interactions spontanées, vous pourrez garder en ligne de mire les buts fixés. Au delà de cela, en optant pour un lab de créativité à Lyon, vous pourrez également miser sur de développement des idées et de l’innovation. Dans ces conditions, la prise de décision est facilitée. 

• Définir le/les objectifs 
• Fixer la date
• Rechercher une location d’espace adéquate à l’objet de votre réunion
• Visiter les lieux en amont de la location afin de se projeter au maximum et d’être sûr que les lieux correspondent 
• Avoir une idée claire du déroulement de la réunion de sorte qu’elle soit organisée et rythmée
• Se renseigner sur les goûts et restrictions alimentaires des participants
• Bien communiquer sur la localisation du lieu afin que vos collaborateurs n’ai pas trop de difficultés à arriver sur les lieux et ne soient pas en retard
• Être en avance le jour même pour être en mesure d’accueillir les invités et de prévenir quelconque souci de logistique ou technique
• Être prévoyant : vérifier d’avoir pris le matériel nécessaire au bon déroulement de la réunion: matériel informatique, documents papiers…

• Prendre le temps de faire le bon choix l’endroit concernant la location du lieu puis vous choisissez d’organiser une réunion en dehors des locaux de votre entreprise, autant choisir le meilleur qui s’offre à vous en fonction de votre budget de vos objectifs
• bien accueillir les collaborateurs : un bon accueil est primordiale avant de démarrer une réunion
• Définir les objectifs de l’événement et les points à aborder
• Organiser la journée en différents moments clé et des temps forts
• Répartissez des responsabilités à vos collaborateurs afin qu’ils se sentent impliqués dans la réunion et qu’ils n’aient pas la sensation de faire uniquement acte de présence.
• Encouragez les participants, félicitez-les. Il est toujours bienvenue de citer des exemples lorsqu’un travail a été concluant.
• Variez les formats de présentation : ne pas se limiter aux présentations Powerpoint, mais aussi vidéos, photos, exercices collaboratifs afin que vos collaborateurs ne s’ennuient pas.
• Faire des pauses : on le sait tous, l’être humain à une capacité de concentration limitée. Il est donc primordiale de marquer des temps de pauses régulièrement afin d’être productif